Blog

Neked káptalan a fejed?

Összejövetelek, megbeszélések, amelyekről jó eséllyel napirend és feljegyzés készül. Még jobb esetben ezek tartalmaznak felelősöket és határidőket.

Azután mindenki elmegy a dolgára és ezek a megállapodások, feladatok valahogyan elfelejtődnek. Nem rosszindulatból, egyszerűen nekik ilyen a természetük. Szeretnek a feledés homályába süllyedni, elbújni a nagy testvérek, az ún. Fontos és/vagy Sürgős Feladatok mögé. Azok meg jó testvér módjára kihúzzák magukat, védőn elfedik a kisebbeket vagy előtérbe nyomakodnak, aztán meg próbáljuk felidézni, hogy miért is volt az a megbeszélés, miben is maradtunk, kapkodunk, hogy jaj, akkor milyen feladatot kell még elvégezni?!

Ha a megbeszélés szervezője szemfüles és rutinos, rákérdez előbb-utóbb ezekre a feladatokra – na, akkor lehet irulni-pirulni, kapkodni, magyarázkodni és tüzet oltani.

A modern technológia számos megoldást kínál, ezer féle alkalmazás, app, okosság áll az ember rendelkezésére. Csak aztán elfelejtjük, melyik appba mit írtunk és hol van az a cetli, amire felírtuk, hogy mit írtunk az appba… És ezt a végtelenségig lehet folytatni.

Nincs mindenkire érvényes megoldás -  akad olyan, aki az old-school módszerekre (emlékeztető beállítása, things-to-do lista, személyi asszisztens) bízza magát, van, aki remekül zsonglőrködik határidőnaplóval, van, aki IQ-ból nyomja és tényleg sosem felejt el semmit és mindent időre elkészít, de aki vállalkozást vezet, embereket irányít és esetleg barátai, családja, hobbija is van, az előbb-utóbb megtapasztalja, hogy a memória kapacitása véges, egyszerűen nem tud mindenre emlékezni, nem tud mindent fejben tartani.

Nézzük, mik lehetnek azok a technikák, amik segítségünkre lehetnek, hogy észben tudjuk tartani a fontos dolgokat:

  • Legyen egy prioritás listánk a falon, amit minden nap látunk. Ez lehet egy letörölhető felírótábla vagy egy A3-as méretben kinyomtatott lista, amire ha ránézünk, tudjunk, mi van most napirenden, mivel foglalkozunk, milyen témákban akarunk előre haladni. 3-4 nagyobb témánál több ne legyen felírva. Ha ezeket elvégeztük vagy már aktualitásukat vesztették, lehet újat felírni, nyomtatni.
  • Jelöljünk ki felelőst, akinek az a dolga, hogy a megbeszélésekről emlékeztetőt írjon, összegyűjtse a nyitott feladatokat, egyeztessen a témafelelősökkel – mint egy projektvezető. Vele hetente egyszer (vagy gyakrabban, ha szükséges) röviden és lényegre törően nézzük át a feladatokat.
  • Üljünk le az embereinkkel és egyeztessünk velük az elvárásaink kapcsán – ösztönözzük őket arra, hogy legyenek proaktívak, kövessék nyomon azokat a feladatokat, amiket rájuk osztottunk vezetőként, egyezzünk meg abban, milyen gyakran várunk tőlük helyzetjelentést az előrehaladás kapcsán – érezzék, hogy az ő vállukon is van felelősség.
  • Szánjunk időt önmagunk regenerálására, hogy a túlterhelt agyunk kikapcsolódjon kissé, ürítsük ki belőle a felesleges témákat és próbáljunk az igazán lényeges elemekre koncentrálni.

Használjuk fel kreativitásunkat, munkatársaink ötleteit és javaslatait, rendezzük és rendszerezzük a feladatainkat és haladjunk a számunkra megfelelő tempóban! Előbb-utóbb mindennek a végére tudunk így járni.

A.
 

 

Neked káptalan a fejed?