Blog

Minőségirányítás – miért van rá szükség?

Számos cégnél elvárás a tulajdonos vagy az anyavállalat részéről, hogy megfelelő „bizonyítvánnyal”, ún. tanúsítással rendelkezzenek arra vonatkozóan, hogy a folyamataik rendben, megbízhatóan működnek, megfelelő szabályozottság és dokumentáltság mellett.

Pár gondolat arra vonatkozóan, miért is van erre szükség:

  • A független tanúsító szervezet által kiállított igazolás azt bizonyítja (jó esetben), hogy a cég folyamatai megfelelően működnek, azokat rendszeresen mérik, ellenőrzik, a hibákat időben korrigálják és minden szükséges lépést megtesz a cég annak érdekében, hogy elkerülje a veszélyeket. Így a megfelelően működő minőségirányítási rendszer a bizalom záloga.
  • Az ügyfelek vélelmezhetik, hogy magas színvonalú kiszolgálásban részesülnek, megfelelően kezelik az igényeiket – a minőségirányítási rendszer ily módon garancia.
  • A munkatársak számára egyértelműek a folyamatok és az elvárások, tisztázott, ki mit csinál, a sztenderdizált folyamatoknak köszönhetően pedig lerövidül a betanulási idő az új kollégák számára.
  • Átlátható, tiszta felelősségi- és hatáskörök következtében hatékonyabb kommunikáció alakul ki a cégen belül.

Sokan azonban úgy gondolják, felesleges idő, energia és pénz egy minőségirányítási rendszert kiépíteni és üzemeltetni.

Nos, sok cég számára nem gazdaságos egy komplett rendszerbevezetést és tanúsítást elvégezni, hiszen a mérete nem indokolja – de a legtöbb cég, amelyik azzal a céllal jön létre, hogy növekedjen és profitot termeljen, előbb-utóbb komplexé válik, egyre bonyolultabb folyamatai lesznek, egyre több munkatársat foglalkoztat, egyre fontosabb, hogy sztenderdizálják a folyamatokat, odafigyeljenek arra, hogy minden megfelelően legyen dokumentálva és észleljék a működési zavarokat, amiket időben és hatékonyan szükséges javítani.

Mire kell figyelni:

  • Megfelelő mennyiségű és minőségű erőforrás: nem csak a bevezetéshez, de a rendszer fenntartásához és működtetéséhez is kell egy jól képzett csapat
  • Vezetői támogatás: a felső vezetők támogatása itt is, mint minden projektnél elengedhetetlen (tudod, ahogy mondani szokták: a fejétől…)
  • Idő: a rendszerbevezetés általában az alábbi szakaszokból áll:
  1. feltárás, előzetes egyeztetések, projekt céljának és kereteinek meghatározása,
  2. bevezetésben résztvevők képzése, cégen belüli tájékoztatás,
  3. tényleges bevezetés (meglévő folyamatok feltérképezése, dokumentálása, mérési pontok meghatározása),
  4. minden munkatárs képzése a minőségirányítási rendszer vonatkozásában,
  5. belső auditok elvégzése
  6. szükséges módosítások elvégzése a belső auditot követően
  7. tanúsító audit lefolytatása (külső tanúsító cég)

A legtöbb cégnél mérettől és komplexitástól függ az időtartam, de minimum 6 hónapot érdemes rá szánni – sok helyen azonban a 9-12 hónap sem ritka.

Látni kell magunk előtt a rendszer bevezetéséből származó előnyöket és fontos, hogy ne veszítsük el a lelkesedésünket. Fontos, hogy megfelelően képzett, profi felkészítő csapattal dolgozzunk, aki megkönnyíti a bevezetéssel kapcsolatos nehézségeket és segít az igényeinknek megfelelő minőségirányítási rendszer bevezetésében.

A.

Minőségirányítás – miért van rá szükség?